利用用途別宴会・パーティー幹事のポイント|神戸港の「特等席」を独占する。パーティー・宴会場セレクション

利用用途別宴会・パーティー幹事のポイント

Point
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謝恩会

謝恩会とは、『広辞苑』(岩波書店)で意味を調べると、<感謝の意を表すために開く会>(『広辞苑』より引用)とあります。日ごろの感謝を示すために、恩師など自分よりも目上の方に対して会を催すケースが圧倒的に多い謝恩会は、幹事を務める場合、幾つか特別に気を付けなければいけない点があります。

ラ・スイート神戸オーシャンズガーデンのオーシャンズホール

会場と料理のグレードに徹底して注意する

謝恩会は、例えば恩師に対して生徒や保護者が開催するケースが一般的ですが、主役は基本的に目上の人になります。会場や料理のグレードは、招かれた主役の側の心証にダイレクトに影響を与えますので、通常の会合よりも質にはこだわる必要があります。 また、会場に並ぶ料理とドリンクの味わいが優れ、会場と会場からの景観に特別感があれば、参加したメンバーの気持ちも華やぎ、結果として会も盛り上がって、その盛り上がりや高揚感が主役にも伝播していきます。子どもを交えた幼稚園や小学校の先生に対する手作りの謝恩会などではなく、大学時代の恩師に対する謝恩会など、主役と主賓、参加者の年齢が高く、格式が求められる謝恩会のときは、特に注意したいです。

アクセスの良さは絶対に外せない

謝恩会は一般的に、年度末に行われるケースが多いです。謝恩会の主役、主賓、参加者など誰もが忙しい時期で、謝恩会の直前まで仕事を抱えていたり、翌日も早朝から予定が入っていたりする可能性が大いに考えられます。 そうなると、アクセスの良さは絶対に外せない要素で、どれだけ景観に優れ、料理や飲み物がおいしい会場であっても、主要な駅から極端に離れたようなロケーションは、謝恩会の舞台としては避けたいです。車で訪れる人の利便性を考え、駐車場の収容台数にも注意してください。

神戸の夜景と会場外観

コストを抑えるために、フレキシブルに会場の設営を調整できる施設を選ぶ

料理や飲み物、会場のグレードが高く、アクセスにも優れた場所で謝恩会を開催しようとすると、どうしても会場費が高くなる傾向があります。しかし、会場費が高すぎると、結果として会費に反映せざるを得ず、その会費が相場よりも高すぎれば、参加者の心証を害する恐れがあります。そもそも参加者の数も減ってしまうかもしれません。せっかくの謝恩会なのにもかかわらず、感謝の気持ちにネガティブな感情が紛れ混んだり、参加者が極端に少なかったりするのでは、非常に残念です。フレキシブルな会場設営が可能で、人数に合わせてジャストな広さの空間を細かな料金設定で貸し切れる施設を選び、質を追求しながらも、会場費にはシビアになりたいです。

ラ・スイート神戸オーシャンズガーデンのオーシャンズホール全体
ラ・スイート神戸オーシャンズガーデンのオーシャンズホール全体
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二次会

結婚披露宴の二次会をはじめとして、祝賀会、式典の二次会など、参加者同士の交流を深める最適な機会が二次会になります。しかし二次会には二次会なりの注意点がありますので、幹事を務める人は会場選びに幾つかの注意を要します。そこで今回は、二次会の会場選びで気を付けたいポイントをまとめました。

結婚披露宴会場テーブルセットとシャンデリア

一次会との「落差」がないグレードの料理と会場をチョイスする

一次会は結婚披露宴にせよ、祝賀会にせよ、式典にせよ、華やかな会場で最大限のおもてなしがゲストに対して提供されます。その直後に開催される二次会で料理や会場のグレードを極端に落としてしまうと、その「落差」が際立って、ゲストを興ざめさせてしまう恐れもあります。一次会の会場に負けない料理と飲み物の質、会場のグレードや展望の見事さなどをきっちりと押さえた上で、二次会会場を選択したいです。

主会場と同一の施設、あるいは隣接した施設がロケーション選びの基本

二次会の会場は、結婚披露宴や祝賀会などの一次会から、それほど間を置かずに開宴するケースがほとんどです。距離的に離れすぎている場所に二次会会場をセッティングすると、一次会の終わりからゲストに移動を強いる形になってしまいます。 その意味で、二次会の会場は主会場と同一の施設、あるいは隣接した徒歩圏内の施設であるべきです。逆を言えば、二次会を開催する予定が最初からあるのであれば、一次会と二次会の会場選びは同一の施設に求め、一次会と同等のグレードのパーティー空間が用意されているかどうかをチェックしたいです。二次会終わりは夜も遅くなるケースが多いため、主要な駅へのアクセスにも優れている必要があります。

ラ・スイート神戸オーシャンズガーデン夜の外観

細かな空間調整でジャストサイズの宴会場がある会場を選ぶ

料理や飲み物、会場のグレードにこだわり、一次会に負けない空間を用意しようと思うと、どうしても会場費が高くなり、参加者の会費に反映せざるを得なくなります。一次会で金銭的に負担を負っている参加者に、二次会でも高額な会費を求めると、心証を悪くする恐れもあります。 その意味では、人数に応じで余分なスペースのない、フレキシブルなジャストサイズの空間を用意してくれる会場を探したいですし、無駄なく適正な価格で宴会場を貸し切れる会場を選択したいです。一次会とセットで二次会を同一の施設で行う場合、会場使用料が割り引かれるような料金体系の有無にも注目してください。

ホテル ラ・スイート神戸ハーバーランドのプレジール会場と夜景
ホテル ラ・スイート神戸ハーバーランドのプレジール会場と夜景
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歓送迎会

歓送迎会は基本的に、会社関係の催しが多くなると思います。幹事を任された人にとっては、その働きが周囲からの人事評価にも影響を与えかねない重要な意味を持ちますので、歓送迎会特有の注意したいポイントを押さえてください。

ル・クール神戸レストラン

主役が喜んでくれるスペシャルな空間選びを

歓送迎会の狙いは、主役の新たなスタートを、あるいは主役の旅立ちを祝うところにあります。歓送迎会の会場や料理にスペシャルな雰囲気があれば、もてなされる主役にも「大切にされている」という気持ちが自然と伝わっていきます。普段から行き慣れている場所で行う気が置けない歓送迎会も楽しいですが、主役にとっての人生の転機を祝う舞台として、会場には可能な限り特別感を求めたいです。

職場からのアクセスの良さは必須

歓送迎会は会社関連の行事になるケースが少なくないはずです。そうなると、神戸で言えば三宮や元町など、アクセスが極めて優れた場所での開催が理想的になります。歓送迎会の当日もぎりぎりまで業務に取り組んでいる参加者が多いはずですし、翌日の早朝から仕事の予定が入っている参加者も居るはずです。主要な駅から簡単にアクセスできる立地の良さは、歓送迎会の満足度にも影響を与えるポイントですので、妥協はできません。

ホテル ラ・スイート神戸ハーバーランド外観

会社持ちの予算と会費を組み合わせてスペシャル感を演出してもいい

歓送迎会は会社関連の催しが多いと考えると、会費の全部を、あるいは一部を会社が負担してくれるケースも少なくないはずです。その場合、わずかながらでも会費を主役を除く参加者から徴収すれば、大きな予算が集まる可能性があります。思い切った予算を会場費に割き、会にスペシャルな雰囲気を持たせるという方法も選択肢として十分検討に値します。 逆に参加者からの会費が予算のメインとなる場合は、会費が極端に高いと、参加率にも影響が出てきます。何より参加者に経済的な負担を強いる形になり、心証に悪い影響を与えかねません。よりシビアに会場費を考える必要がありますので、人数によって部屋の大きさを細かく調整できるフレキシブルな会場を探し、予算の面でも柔軟に交渉・対応してもらえるような場所を探したいです。

ラウンジ&テラス ル・オーシャンソファとシャンパン
ラウンジ&テラス ル・オーシャンソファとシャンパン
Scene04

懇親会

懇親会と一言で言っても、どのようなメンバーを集めて懇親会を開くのかによって、会場選びのポイントは変わってきます。ただ、気軽なタイプの懇親会ではなく、一定のサービスレベルが求められる参加者向けの懇親会では、注意すべきポイントがあります。以下にその注意点をまとめました。

ラウンジ&テラス ル・オーシャン肉料理

参加者の会話の糸口になるような料理と会場選びを心掛ける

懇親会は、参加者同士が親睦(しんぼく)を深める機会として位置づけられます。企業の経営者が集まる懇親会、同業者が集まる懇親会、企業内の社員同士が集まる懇親会など、初対面同士、あるいは初対面に近い人同士が集まるケースが基本になりますので、立食形式のパーティーを前提として、「景色が見事ですね」といったように、会場から見える景観や、会場に出される料理そのものの見た目や味が会話の糸口となるような場所を選びたいです。

交通アクセスの良さは懇親会の会場選びでは不可欠の要素

懇親会にもさまざまな種類がありますが、多忙な参加者が少なくないという点は注意したいです。懇親会直前まで業務を行っている、翌日も早くから仕事が入っているという参加者だけでなく、極端な例で言えば、急な仕事で懇親会を抜けざるを得ない人も居るかもしれません。そのような人にとって、アクセスの良さは不可欠の要素になりますので、幹事としては主要な駅からのアクセスを考慮したいです。アクセスの良さは、参加率にも直結します。

ラウンジ&テラス ル・オーシャン外観

多少コストをかけてでも懇親会は特別感のある華やいだ会場を

社員同士の企業内懇親会の場合は、各社員の給料から毎月天引きされる形で、会費が積み立てられているかもしれません。勝手に引かれる社員の立場を考えると、懇親会の会場が満足いくクオリティにないと、反発も生まれかねません。華やかで特別感のある会場をチョイスした方が、華やいだ雰囲気の中で会話も弾み、会も盛り上がる傾向が確かにありますので、その意味でも社員懇親会の場合、会場のクオリティには注意したいです。 企業の経営者が集うような懇親会、同業者団体が主催する懇親会の場合であれば、会費は経費に計上できます。多少のコストをかけてでも懇親会の会場選びでは「ぜいたくかな?」と感じるくらいの会場選びを心掛けたいです。

神戸の夜景とラウンジ&テラス ル・オーシャンテラス席
神戸の夜景とラウンジ&テラス ル・オーシャンテラス席

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